Vol d’identité? Montrez-moi les enregistrements

On a beaucoup parlé d’usurpation d’identité ces derniers temps. Peut-être avez-vous même entendu parler de clients concernés. Votre aide peut faire une grande différence. En effet, saviez-vous que votre entreprise est tenue de fournir aux victimes d’usurpation d’identité des copies des dossiers relatifs au vol ?

La section 609(e) de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) vous oblige à fournir aux victimes d’usurpation d’identité – ou aux forces de l’ordre à la demande de la victime – une copie des dossiers relatifs au vol. Suite à une demande écrite d’une victime d’usurpation d’identité, vous devez fournir les dossiers dans les 30 jours, gratuitement et sans assignation. C’est ce qu’on appelle parfois « la disposition relative au roulement des documents commerciaux ».

Les victimes de vol d’identité peuvent avoir besoin des dossiers pour documenter le crime ou éclaircir leur bonne réputation. Vous voulez les aider et vous savez que vous devez respecter la loi. Assurez-vous donc d’avoir des politiques en place pour répondre aux demandes de dossiers des victimes.

Sur la base de ce que nous avons appris, voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous répondez à une demande de rotation de documents commerciaux

  • Faire l’inventaire. Sachez quels types d’enregistrements vous avez. Pensez aux applications, aux relevés de compte, aux reçus, aux notes de service client associées à une transaction et aux enregistrements indiquant où la marchandise a été achetée ou expédiée. Si vous savez ce que vous avez, vous pouvez mieux vous assurer que les victimes reçoivent tous les types de documents liés au vol d’identité.
  • Pensez largement. La disposition de la FCRA sur le chiffre d’affaires des dossiers commerciaux s’applique à tous les différents types de vol d’identité, y compris les nouveaux comptes ouverts, ainsi que les achats sur des comptes existants. C’est pourquoi il est important d’évaluer périodiquement vos politiques pour vous assurer qu’elles incluent les nouveaux types d’usurpation d’identité à mesure qu’ils apparaissent.
  • N’ayez pas peur de dupliquer. En vertu de la FCRA, vous devez fournir des dossiers même si la victime a déjà reçu les dossiers. Voici un exemple : supposons qu’une victime envoie une demande d’enregistrement après avoir reçu un avis de retard sur un relevé de facturation. Que devrais tu faire? Produisez tous les documents liés aux frais non autorisés, y compris les copies des relevés de facturation, même si la victime les a peut-être déjà reçues. Pourquoi? Les victimes peuvent ne pas avoir conservé les copies qu’elles ont reçues précédemment, surtout si l’usurpation d’identité s’est produite il y a quelque temps. Refuser la demande de la victime parce que la victime avait auparavant accès aux dossiers n’est pas conforme à l’article 609(e).

Vous vous demandez peut-être s’il est possible de refuser de fournir des documents en réponse à une demande 609(e). Si vous n’êtes pas sûr de l’identité de la victime, la FCRA vous permet de demander une preuve d’identité, comme une copie d’une pièce d’identité émise par le gouvernement. Vous pouvez également demander une preuve d’une réclamation de vol d’identité, comme un rapport de vol d’identité délivré par la FTC ou un rapport de police. Un rapport de vol d’identité FTC soumet la personne qui dépose le rapport à des sanctions pénales si les informations sont fausses, et les entreprises peuvent les traiter comme elles le feraient pour un rapport de police. Après avoir reçu ces documents, si, de bonne foi, vous ne pouvez pas vérifier l’identité de la victime ou si vous pensez que la demande de dossiers était basée sur une fausse déclaration, vous pouvez refuser de fournir les dossiers.

Pour plus d’informations sur la conformité à 609(e), lisez Les entreprises doivent fournir aux victimes et aux forces de l’ordre des relevés de transaction liés au vol d’identité.

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